İş deneyimi nasıl belgelenir?

İş deneyimi, dosyanın en çok emek isteyen kalemidir; çünkü belgesini siz değil, işvereniniz üretir. Bu da sürenin sizin elinizde olmadığı anlamına gelir. Yazının içeriğini baştan doğru istemek, ikinci kez rica etmekten kolaydır.

Tek belge yetmez

Deneyim iki belgeyle kanıtlanır. İşverenin antetli kâğıda yazdığı görev yazısı ne yaptığınızı, sosyal güvenlik hizmet dökümü ise sürenin gerçekliğini gösterir. Yazı olmadan görev tanımı boşta kalır, döküm olmadan yazı doğrulanamaz.

Üçüncü bir katman da bordrolardır: ücretin ve çalışma düzeninin sürekliliğini gösterir ve yazıda eksik kalan alanları destekler.

İşveren yazısında bulunması gerekenler

• Şirketin antetli kâğıdı, adresi ve iletişim bilgileri
• İşe giriş ve varsa çıkış tarihleri, gün ve ay olarak
• Unvan ve unvanın değiştiği tarihler
• Görevlerin maddeler hâlinde tanımı
• Haftalık çalışma saati ve çalışma düzeni (tam gün, yarı zamanlı)
• Ücret bilgisi ve ödeme dönemi
• Yazıyı imzalayan kişinin adı, unvanı ve doğrudan iletişim bilgisi

İmzalayanın iletişim bilgisi çoğu yazıda unutulur ve tam da doğrulama buradan yapılır. Kurum, yazıyı imzalayan kişiye ulaşamazsa belgeyi doğrulanmamış sayabilir.

Hizmet dökümü ne gösterir, ne göstermez

Sosyal güvenlik hizmet dökümü, hangi işyerinde ne kadar prim gününüz olduğunu gösterir. Süreyi kanıtlamak için güçlü bir belgedir. Ne gösterdiğine dikkat edin: unvanınızı ve görev tanımınızı göstermez. Bu yüzden yalnız dökümle deneyim kanıtlanmaz.

Döküm ile yazıdaki tarihlerin birbirini tutması gerekir. Deneme süresi, aylıksız izin dönemleri ya da geç yapılan bildirimler iki belge arasında fark üretebilir; fark varsa açıklayan bir not eklenmelidir. Belge birleşimi iş belgesi ve hizmet dökümü sayfasında anlatılmıştır.

İşyeri kapandıysa ya da yazı vermiyorsa

Kapanmış bir işyeri için yazı almak çoğu zaman mümkün olmaz. Bu durumda döküm, bordrolar, işten ayrılış bildirgesi, sözleşme örneği ve varsa görevlendirme yazıları bir araya getirilir. Eski yöneticinizin kendi adıyla ve iletişim bilgisiyle yazdığı bir beyan da destekleyici olabilir.

Bu belge yığınının hiçbiri antetli işveren yazısının yerini tam olarak tutmaz; ama boş bırakmaktan iyidir. Neyin eksik olduğunu dosyada açıkça yazmak, sessiz bırakmaktan güvenlidir.

Serbest çalışanlar ve şirket ortakları

Kendi işini yapanlarda belge seti değişir: vergi kayıtları, meslek odası ya da ticaret sicil kayıtları, düzenlenen faturalar, sözleşmeler ve müşteri yazıları. Şirket ortağıysanız ortaklık yapısını gösteren sicil kaydı da istenir.

Şirket belgelerinin nasıl temin edildiği şirket belgeleri sayfasında, vergi kayıtlarının durumu ise vergi belgeleri sayfasında ele alınmıştır.

Görev tanımı ile meslek sınıflandırması

Kanada, meslekleri ulusal bir sınıflandırma sistemiyle tanımlar ve beyan ettiğiniz meslek kodunun görev tanımınızla örtüşmesi beklenir. Unvan aynı olsa bile yaptığınız iş sınıflandırmadaki tanımı karşılamıyorsa kalem düşebilir.

Pratik sonuç şudur: işveren yazısındaki görev maddeleri, sınıflandırmadaki ana görevlerle aynı dili konuşmalıdır. Bu, yazıyı yazdırmadan önce yapılacak bir hazırlıktır; sonradan düzeltilmesi zordur.

Çeviride değişmeyen kurallar

Belge Türkçeyse çeviri gerekir ve Québec dosyalarında çeviriyi eyaletin tanıdığı çevirmen yapar. Çeviride üç kural değişmez: şirket ve kurum adları özgün hâliyle yazılır, unvanlar yorumlanmadan aktarılır ve tarihler kaynaktaki biçimiyle taşınır.

Tarih ve sayı biçiminin nasıl aktarıldığı biçim sayfasında, kurum adı kuralı ise kurum adları sayfasında anlatılmıştır.

Yazıyı istemek için beklemeyin

İşveren yazısı, dosyanın kontrolünüzde olmayan tek belgesidir. Şirket içi onay süreçleri, imza yetkilisinin izinde olması ya da insan kaynakları biriminin standart bir şablonda ısrar etmesi haftalar götürebilir. Davet geldikten sonra yazı istemek, verilen sürenin büyük bölümünü beklemekle geçirmek demektir.

Hâlâ çalışıyorsanız yazıyı erken almanın bir sakıncası yoktur: bu belge kısa ömürlü değildir, çünkü geçmiş bir dönemi anlatır. Ayrılırken de bir yazı almak, yıllar sonra kapanmış bir işyerinin peşine düşmekten kolaydır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bu dosyada işimiz belgenin üretilmesine yardımcı olmak ve fiziksel zinciri yürütmektir: hizmet dökümünün alınması, işverenden istenecek yazının hangi alanları içermesi gerektiğinin listelenmesi, gerekiyorsa apostil şerhinin düşürülmesi ve ıslak imzalı nüshaların yurt dışına gönderilmesi. Kalemlerin yapısı ücretler sayfasındadır.