Şirket belgeleri ve sicil kayıtları

Şirket sahibi ya da ortağıysanız Kanada dosyanızda iki soru sorulur: şirket gerçekten var mı ve sizin oradaki konumunuz nedir? Bu iki soruyu tek belgeyle cevaplayan kalem sicil tasdiknamesidir.

Neden sicil tasdiknamesi tercih ediliyor

Ticaret sicilinden alınan tasdikname, kaydın o günkü hâlini derli toplu gösterir: unvan, sicil numarası, merkez adresi, faaliyet konusu, sermaye, temsile yetkili kişiler ve yetkinin kapsamı. Bir dosyanın ihtiyaç duyduğu bilginin tamamı bu belgede yer aldığı için hem çeviri hem onay zinciri tek belge üzerinden yürüyor. Faaliyet belgesi ise şirketin odaya kayıtlı ve faal olduğunu gösterir; temsil yetkisini göstermediği için tek başına çoğu zaman yetmiyor.

Diğer kalemler ve ne zaman gerektiği

• Ticaret sicili gazetesi: kuruluş, unvan değişikliği, sermaye artırımı ve yetkili değişikliği ilanlarını içerir. Geçmişi göstermesi gerektiğinde istenir; kalın bir belgedir ve sayfa sayısı çeviri kalemini büyütür.
• İmza sirküleri: kimin hangi yetkiyle imza atabildiğini gösterir. Noterde düzenlenir ve bu yüzden onay zinciri farklı işler.
• Vergi levhası ve mükellefiyet yazısı: vergi kaydını gösterir; mali tabloların yanında istenebiliyor.
• Ana sözleşme: ortaklık yapısı ve karar mekanizması soruluyorsa gündeme gelir.
• Mali tablolar: bilanço ve gelir tablosu; muhasebeciden mühürlü olarak alınır.

Unvan çevrilmez

Bu sayfanın en önemli kuralı budur. Ticaret unvanı tüzel kişinin adıdır; sicilde nasıl yazılıysa çeviride de öyle geçer. “Limited Şirketi” ifadesini “Limited Company” diye yazmak, sicildeki kişiyle belgedeki kişiyi ayırıyor ve makam iki ayrı şirket görüyor. Doğru uygulama unvanı olduğu gibi aktarmak, gerekiyorsa köşeli parantez içinde tür açıklaması eklemektir. Aynı kural ticaret odası, vergi dairesi ve sicil müdürlüğü adları için de geçerlidir; ayrıntı kurum adları sayfasında ve kurum adları çevrilmez sayfasında anlatılmıştır.

Şirket belgeleri hangi dosyada isteniyor

İş deneyiminizi kendi şirketinizde geçirdiyseniz makam işveren yazısını sizin kendinize yazdığınızı bilir; bu yüzden sicil belgeleri ve mali tablolar istenir. Kendi işini kanıtlamanın yolu bu belge setidir; deneyim tarafı iş deneyimi belgesi sayfasında anlatılmıştır. Girişimci ve yatırımcı akışlarında ise belge seti daha geniştir ve şirketin faaliyet geçmişi sorulur; eyalet programlarının çerçevesi eyalet aday programları sayfasındadır. Servet kaynağı dosyalarında şirket kârının dağıtımı ve ortaklık payı belgeleri gündeme geliyor.

Apostil ve noter zinciri

Ticaret sicilinden alınan belgeler resmî belge sayıldığı için apostil doğrudan düşürülebiliyor. Noterde düzenlenen belgelerde — imza sirküleri gibi — zincir noterden başlar. Muhasebecinin düzenlediği mali tablolar özel belge olduğu için apostil yolu dolaylıdır: önce imza onayı, sonra apostil. Zincirin nasıl kurulduğu şirket dosyası rotası sayfasında, apostil makamının seçimi makam seçimi sayfasında anlatılmıştır.

Belgenin tazeliği ve nüsha sayısı

Sicil belgeleri güncel durumu gösterdiği için makamlar bunların yakın tarihli olmasını bekliyor. Şirket dosyaları çoğu zaman birden çok muhataba gittiği için — banka, göç makamı, karşı taraf — nüsha sayısını baştan planlamak gerekiyor; hesabı kaç nüsha gerekir sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Sicil tasdiknamesi ve faaliyet belgesinin odadan vekâletle temini, sicil gazetesi nüshalarının çıkarılması, vergi dairesinden mükellefiyet yazısının alınması, belgelerin İngilizce ya da Fransızca çevirisi, çevirmen beyanının hazırlanması, noter ve apostil adımlarının takibi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi. Kurumsal iş akışımız kurumsal çözümler sayfasında, kalemlerin ayrışması ücretler sayfasındadır.